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EasyBGM – SaaS-Plattform für Betriebliches Gesundheitsmanagement
Stand: Januar 2026 | Version 2.0
The Nexus Collective GmbH
Poststr. 14-16
20354 Hamburg
Deutschland
Registergericht: Amtsgericht Hamburg
Registernummer: HRB 196591
Geschäftsführer: Daniel Hanelt
USt-IdNr.: DE459881075
Kontakt:
E-Mail: [email protected]
Kundenservice: [email protected]
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für alle Verträge über die Nutzung der webbasierten Software-as-a-Service-Plattform „EasyBGM" (nachfolgend „Software" oder „Plattform") zwischen der The Nexus Collective GmbH (nachfolgend „Anbieter") und dem jeweiligen Kunden (nachfolgend „Kunde" oder „Nutzer").
Der Vertrag kommt durch die Registrierung des Kunden auf der Plattform und die anschließende Bestätigung durch den Anbieter zustande. Mit der Registrierung erklärt der Kunde seine Zustimmung zu diesen AGB.
Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende AGB des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.
Die Vertragssprache ist Deutsch. Eine englische Version dieser AGB ist verfügbar. Bei Widersprüchen zwischen den Sprachversionen gilt die deutsche Fassung.
EasyBGM ist eine webbasierte SaaS-Plattform für betriebliches Gesundheitsmanagement mit folgenden Kernfunktionen:
Der Zugang zur Software erfolgt über einen Standard-Webbrowser. Der Anbieter bemüht sich um eine Verfügbarkeit von 99,5%, ohne dass hieraus ein Rechtsanspruch abgeleitet werden kann. Ausgenommen sind Zeiten planmäßiger Wartungsarbeiten sowie Zeiten, in denen die Software aufgrund von Umständen, die nicht im Einflussbereich des Anbieters liegen (höhere Gewalt, Verschulden Dritter etc.), nicht erreichbar ist.
Geplante Wartungsarbeiten werden mindestens 48 Stunden im Voraus angekündigt. Der Anbieter ist berechtigt, die Software laufend weiterzuentwickeln und zu verbessern. Wesentliche Änderungen an bestehenden Funktionen werden mindestens 14 Tage vor Implementierung angekündigt.
Die Software wird als Multi-Tenant-Lösung bereitgestellt. Jeder Kunde erhält einen eigenen, isolierten Datenbereich. Eine Vermischung oder ein Zugriff auf Daten anderer Kunden ist technisch ausgeschlossen.
Der Anbieter bietet folgende Subscription-Pakete an:
Bei Abschluss eines Jahresabonnements (Starter oder Professional) zahlt der Kunde 10 Monate und erhält 12 Monate Zugang („12 für 10"). Der Jahresbetrag wird einmalig im Voraus fällig.
Die in den jeweiligen Paketen genannten Feature-Beschränkungen (z.B. Anzahl der User, Anzahl der Umfragen) sind verbindlich. Bei Überschreitung wird der Kunde aufgefordert, auf ein höheres Paket zu upgraden.
Neue Kunden können die Software für einen Zeitraum von 14 Tagen kostenlos testen. Während der Testphase hat der Kunde vollständigen Zugriff auf alle Funktionen des Professional-Pakets.
Die Testphase kann pro Kunde nur einmal in Anspruch genommen werden. Eine wiederholte Nutzung der Testphase durch Neuanmeldung unter anderen Daten ist nicht gestattet.
Für den Start der Testphase ist keine Angabe von Zahlungsinformationen erforderlich.
Nach Ablauf der 14-tägigen Testphase erfolgt keine automatische Umwandlung in ein kostenpflichtiges Abonnement. Stattdessen wird der Account automatisch auf das Free-Paket herabgestuft. Alle vom Kunden eingegebenen Daten bleiben erhalten, jedoch wird der Funktionsumfang auf das Free-Niveau reduziert.
Der Kunde kann jederzeit während oder nach der Testphase auf ein kostenpflichtiges Paket upgraden. Bei einem Upgrade erhält der Kunde sofort wieder Zugriff auf alle Funktionen des gewählten Pakets.
Ein Upgrade auf ein höherwertiges Paket ist jederzeit möglich und wird sofort wirksam. Der Kunde erhält unverzüglich Zugriff auf die erweiterten Funktionen. Die Abrechnung erfolgt anteilig:
Ein Downgrade auf ein niedrigeres Paket wird zum Ende der aktuellen Abrechnungsperiode wirksam. Der Kunde kann das höherwertige Paket bis zum Ende des bezahlten Zeitraums weiternutzen. Nach dem Downgrade wird der Zugriff auf Funktionen, die im niedrigeren Paket nicht enthalten sind, eingeschränkt. Alle Daten bleiben jedoch erhalten.
Bei einem Downgrade werden keine Daten gelöscht. Der Kunde kann jederzeit wieder auf ein höheres Paket upgraden und erhält dann wieder vollen Zugriff auf alle seine Daten.
Alle Preise verstehen sich als Nettopreise zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Zahlung erfolgt je nach gewähltem Paket monatlich oder jährlich im Voraus.
Die Zahlung erfolgt wahlweise per:
Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den externen Zahlungsdienstleister Stripe. Der Kunde wird bei der Registrierung zur Angabe von Zahlungsinformationen aufgefordert.
Rechnungen werden in elektronischer Form per E-Mail an die vom Kunden angegebene E-Mail-Adresse versandt. Der Kunde kann jederzeit auf seine Rechnungen über das Kundenportal (Stripe Customer Portal) zugreifen.
Bei fehlgeschlagener Zahlung unternimmt der Zahlungsdienstleister automatische Wiederholungsversuche. Sollten mehrere Zahlungsversuche fehlschlagen, wird der Account-Status auf „überfällig" gesetzt. Bei anhaltendem Zahlungsverzug behält sich der Anbieter vor, den Zugang zur Software einzuschränken oder das Konto auf das Free-Paket herunterzustufen, bis die offenen Beträge beglichen sind. Eine sofortige Löschung der Kundendaten erfolgt nicht; dem Kunden wird eine angemessene Kulanzfrist zur Klärung eingeräumt.
Sowohl Monats- als auch Jahresabonnements verlängern sich automatisch um den jeweils gewählten Zeitraum, sofern der Vertrag nicht fristgerecht gekündigt wird:
Der Anbieter behält sich das Recht vor, die Preise für die Subscription-Pakete anzupassen. Preisänderungen werden dem Kunden mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail mitgeteilt. Bei Jahresabonnements gelten Preisänderungen erst ab der nächsten automatischen Verlängerung. Der Kunde hat bei Preiserhöhungen ein Sonderkündigungsrecht, das er innerhalb von 30 Tagen nach Bekanntgabe der Preiserhöhung ausüben kann.
Die Daten des Kunden werden ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland (DigitalOcean, Region FRA1, Frankfurt am Main) gespeichert und verarbeitet. Die Datenbank wird mit PostgreSQL 16 betrieben.
Der Kunde behält sämtliche Rechte an den von ihm in die Software eingegebenen Daten. Der Anbieter erhält lediglich das Recht, die Daten im Rahmen der Erbringung der vertraglichen Leistungen zu verarbeiten.
Eine Weitergabe von Kundendaten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, mit Ausnahme der Zahlungsabwicklung über Stripe sowie etwaiger vom Kunden ausdrücklich gewünschter Integrationen (z.B. mit HR-Systemen) oder Freigaben an Marketplace-Partner.
Der Anbieter erstellt täglich automatische Backups aller Kundendaten. Backups werden für einen Zeitraum von 30 Tagen aufbewahrt. Im Fall eines Datenverlustes ist der Anbieter bestrebt, die Daten innerhalb von 24 Stunden aus dem Backup wiederherzustellen.
Der Anbieter verarbeitet alle Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die Datenschutzerklärung des Anbieters ist unter [https://easybgm.de/datenschutz] abrufbar und wird hiermit Bestandteil dieser AGB.
Sofern der Kunde personenbezogene Daten in die Software eingibt, fungiert der Anbieter als Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO. Auf Anfrage stellt der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO zur Verfügung.
Der Kunde bzw. die betroffenen Personen haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gemäß den Bestimmungen der DSGVO. Entsprechende Anfragen sind an [email protected] zu richten.
Der Anbieter gewährt dem Kunden für die Dauer des Abonnements ein nicht-exklusives, nicht übertragbares und zeitlich begrenztes Recht zur Nutzung der Software über einen Standard-Webbrowser. Die Software wird als SaaS-Lösung bereitgestellt; eine Installation auf eigenen Systemen des Kunden ist nicht vorgesehen.
Dem Kunden ist insbesondere Folgendes untersagt:
Der Kunde ist für die Sicherheit seines Accounts verantwortlich. Dies umfasst insbesondere:
Der Anbieter empfiehlt die Aktivierung der optionalen Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA).
Das System zählt die Anzahl der aktiven User im Account. Bei Überschreitung der Limits im Free- oder Starter-Paket wird der Kunde aufgefordert, auf ein höheres Paket zu upgraden.
Der Kunde ist allein verantwortlich für die Inhalte, die er in die Software eingibt. Der Anbieter übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Rechtmäßigkeit der vom Kunden eingegebenen Daten.
Die Kündigung bedarf der Textform. Eine Kündigung per E-Mail an [email protected] ist ausreichend. Alternativ kann der Kunde die Kündigung selbst über das Kundenportal (Stripe Customer Portal) vornehmen.
Der Kunde kann das Abonnement auch mit sofortiger Wirkung kündigen. In diesem Fall besteht kein Anspruch auf Rückerstattung bereits gezahlter Beträge.
Nach Eingang der Kündigung versendet der Anbieter eine Bestätigungs-E-Mail mit Angabe des Beendigungsdatums. Zugleich wird der Kunde auf die Möglichkeit des Datenexports hingewiesen.
Der Kunde hat nach Vertragsbeendigung 30 Tage Zeit, seine Daten zu exportieren. Folgende Export-Optionen stehen zur Verfügung:
Nach Ablauf der 30-tägigen Frist werden alle Kundendaten unwiderruflich gelöscht. Auf Wunsch des Kunden kann die Löschung auch sofort nach Vertragsbeendigung erfolgen.
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor bei:
Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung des Anbieters, seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen.
Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) haftet der Anbieter der Höhe nach begrenzt auf die bei Vertragsschluss typischerweise vorhersehbaren Schäden. Im Übrigen ist die Haftung bei leichter Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
Die Haftung des Anbieters für Sach- und Vermögensschäden ist – soweit gesetzlich zulässig – auf die Höhe der vom Kunden in den letzten 12 Monaten vor Schadenseintritt gezahlten Vergütung begrenzt.
Der Anbieter haftet nicht für indirekte Schäden, Folgeschäden oder entgangenen Gewinn, es sei denn, diese beruhen auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.
Der Anbieter haftet nicht für Datenverluste, die auf unsachgemäßer Nutzung durch den Kunden beruhen, insbesondere wenn der Kunde keine eigenen Sicherungskopien angefertigt hat oder fahrlässig mit seinen Zugangsdaten umgegangen ist.
Der Anbieter haftet nicht für Ausfälle oder Fehlfunktionen, die durch Drittanbieter-Integrationen (z.B. HR-Systeme, externe APIs) oder durch Marketplace-Partner verursacht werden.
Die Software wird in dem Zustand bereitgestellt, in dem sie sich zum Zeitpunkt der Nutzung befindet („as is"). Der Anbieter gewährleistet nicht, dass die Software ununterbrochen verfügbar ist oder frei von Fehlern ist. Der Anbieter bemüht sich jedoch um eine hohe Verfügbarkeit und behebt bekannte Fehler zeitnah durch Updates.
Für Enterprise-Kunden können individuelle Service-Level-Agreements (SLA) mit garantierten Verfügbarkeitszeiten vereinbart werden.
Der Umfang des Supports richtet sich nach dem gewählten Paket:
Der Support ist an Werktagen (Montag bis Freitag, außer an gesetzlichen Feiertagen in Berlin) zwischen 9:00 und 17:00 Uhr erreichbar.
Der Support erfolgt in deutscher und englischer Sprache.
Der Anbieter behält sich vor, diese AGB zu ändern. Änderungen werden dem Kunden mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail an die registrierte E-Mail-Adresse mitgeteilt. Bei wesentlichen Änderungen, die die Rechte des Kunden erheblich beeinträchtigen, hat der Kunde ein Sonderkündigungsrecht. Widerspricht der Kunde den geänderten AGB nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Änderungsmitteilung, gelten die geänderten AGB als akzeptiert. Auf diese Folge wird der Kunde in der Änderungsmitteilung ausdrücklich hingewiesen.
Der Anbieter ist berechtigt, die Software jederzeit weiterzuentwickeln und neue Features hinzuzufügen. Bestehende Features können geändert oder entfernt werden. Bei wesentlichen Änderungen, die die Nutzbarkeit erheblich beeinträchtigen, erfolgt eine Vorankündigung von mindestens 14 Tagen.
Features, die derzeit kostenlos verfügbar sind, können in Zukunft kostenpflichtig werden. Der Anbieter informiert die betroffenen Kunden mindestens 30 Tage im Voraus über solche Änderungen.
Sollte der Anbieter die Software dauerhaft einstellen, informiert er die Kunden mindestens 90 Tage im Voraus. In diesem Fall haben Kunden mit laufenden Abonnements ein Sonderkündigungsrecht und Anspruch auf anteilige Rückerstattung bereits gezahlter Beträge.
Die Software enthält einen Marketplace (Anbieter-Katalog), über den der Kunde externe BGM-Dienstleister und Angebote finden und buchen kann. Der Anbieter tritt hierbei lediglich als Vermittler auf. Verträge über Dienstleistungen oder Produkte kommen direkt zwischen dem Kunden und dem jeweiligen Drittanbieter (nachfolgend „Partner") zustande.
Der Anbieter fungiert als Vermittler (Makler) zwischen dem Kunden und den Partner-Unternehmen. Der Anbieter ist nicht Vertragspartei der zwischen dem Kunden und den Partnern geschlossenen Verträge.
Provisionsmodell:
Für eine effektive Vermittlung können Partner den Zugriff auf bestimmte Daten des Kunden anfordern. Der Kunde entscheidet eigenständig und granular, welche Daten er freigeben möchte.
Niedrige Sensitivität (keine personenbezogenen Daten):
employee_count)location)goals)budget)dietary_preferences)Mittlere Sensitivität (aggregierte/anonymisierte Daten):
survey_results)kpi_baseline)complaint_data)Hohe Sensitivität (personenbezogene Daten):
employee_list)employee_emails)Mit der Freigabe von Daten an einen Partner wird dieser zum eigenständigen Verantwortlichen im Sinne der DSGVO für die erhaltenen Daten. Der Anbieter fungiert in diesem Fall nicht als Auftragsverarbeiter, sondern lediglich als technischer Übermittler.
Der Kunde verpflichtet sich:
Der Anbieter übernimmt keine Gewährleistung oder Haftung für:
Für Ansprüche aus diesen Verträgen ist ausschließlich der jeweilige Partner verantwortlich.
Für die Nutzung von Dienstleistungen Dritter gelten die AGB und Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Partners. Der Kunde wird vor Vertragsabschluss und vor Datenfreigabe deutlich auf diese hingewiesen und muss diese zur Kenntnis nehmen.
Der Anbieter behält sich vor, Partner aus dem Marketplace zu entfernen, wenn:
Bestehende Verträge zwischen Kunde und Partner bleiben hiervon grundsätzlich unberührt. Der Anbieter informiert betroffene Kunden über die Entfernung eines Partners.
Der Anbieter und die Partner sind keine gemeinsam Verantwortlichen im Sinne von Art. 26 DSGVO. Jede Partei ist für ihren jeweiligen Verarbeitungsbereich selbst verantwortlich:
Beide Vertragsparteien verpflichten sich, alle vertraulichen Informationen, die ihnen im Rahmen der Vertragsbeziehung bekannt werden, geheim zu halten und nur zur Erfüllung des Vertrages zu verwenden.
Die Geheimhaltungspflicht gilt nicht für Informationen, die:
Für sämtliche Rechtsbeziehungen zwischen dem Anbieter und dem Kunden gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG). Zwingende Verbraucherschutzvorschriften des Landes, in dem der Kunde seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat, bleiben unberührt.
Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertragsverhältnis Berlin, Deutschland. Für Verbraucher gilt der gesetzliche Gerichtsstand.
Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung gilt diejenige wirksame und durchführbare Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung am nächsten kommt.
Änderungen und Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Änderung dieser Schriftformklausel. E-Mail ist für Mitteilungen und Erklärungen ausreichend.
Der Kunde ist nicht berechtigt, Ansprüche aus diesem Vertrag ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Anbieters an Dritte abzutreten.
Der Anbieter ist berechtigt, seine Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag ganz oder teilweise auf ein verbundenes Unternehmen oder einen Rechtsnachfolger zu übertragen. Der Kunde wird hierüber rechtzeitig informiert.
Das Impressum des Anbieters ist abrufbar unter: [https://easybgm.de/impressum]
Die Datenschutzerklärung des Anbieters ist abrufbar unter: [https://easybgm.de/datenschutz]
Bei Fragen zu diesen AGB oder zur Software wenden Sie sich bitte an:
E-Mail: [email protected]
Kundenservice: [email protected]
The Nexus Collective GmbH
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